Polityka Prywatności

ORTHOPODO Center & Academy by Oksana Holovko

1. Dane administratora

Administratorem danych osobowych jest:
OKSANA HOLOVKO / Ortopodo center & academy
al. Aleja Wincentego Witosa 31 lok. 215, 00-710 Warszawa
NIP: 5213983199
REGON: 523059161
Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

• adres korespondencyjny: jak wyżej, z dopiskiem „Dane osobowe”
• e-mail: [email protected]
• telefon: +48 789 914 070

2. Zakres stosowania Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do:

• korzystania z usług podologicznych i diagnostyki stóp świadczonych przez Administratora w gabinecie,
• rezerwacji wizyt (telefonicznie, przez komunikatory lub system rezerwacyjny on-line, jeśli jest wdrożony),
• korzystania z profili Administratora w mediach społecznościowych (m.in. Instagram, Facebook),
• kontaktu z Administratorem za pomocą:
• formularzy kontaktowych na stronie internetowej (jeśli występują),
• poczty elektronicznej,
• telefonu,
• komunikatorów (np. WhatsApp, Telegram),
• innych form kontaktu, w których dochodzi do przetwarzania danych osobowych.

3. Definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki:

• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
• Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
• Klient – osoba korzystająca z usług Administratora lub kontaktująca się z Administratorem.
• Serwis – strona internetowa Administratora oraz inne kanały komunikacji on-line (np. formularze, komunikatory).

4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W zależności od sytuacji, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne
• imię, nazwisko
• Dane kontaktowe
• numer telefonu
• adres e-mail
• adres zamieszkania lub korespondencyjny (jeśli jest niezbędny)
• Dane dotyczące zdrowia (szczególna kategoria danych)
• informacje dotyczące stanu zdrowia stóp, paznokci, postawy, dolegliwości bólowych, przebytych chorób i urazów,
• wyniki badań (w tym komputerowej diagnostyki stóp, pedobarografii, badań obrazowych, opisów konsultacji),
• informacje o zaleconej pielęgnacji i indywidualnych wkładkach.
• Dane dotyczące wizyt
• termin, godzina i miejsce wizyty,
• rodzaj wykonanej usługi,
• informacje dotyczące rozliczeń (rodzaj płatności, kwota, status).
• Dane przekazywane dobrowolnie
• informacje przesyłane w treści wiadomości e-mail, wiadomości w komunikatorach, formularzach kontaktowych itp.
• Dane techniczne i statystyczne (on-line)
• adres IP,
• dane o urządzeniu i przeglądarce,
• pliki cookies i podobne technologie (szczegółowo w Polityce Cookies, jeśli jest odrębna).

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

5.1. Usługi podologiczne i diagnostyka stóp

• Cel: umawianie wizyt, zapis informacji o wybranej usłudze, ocena stóp, dobór pielęgnacji i indywidualnych wkładek.
• Podstawa prawna:
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (świadczenie usług),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze, w zakresie wynikającym z właściwych przepisów.

5.2. Rejestracja i organizacja wizyt

• Cel: ustalenie terminu wizyty, potwierdzenie rezerwacji, zmiana terminu, odwołanie, przypomnienia SMS/e-mail o wizycie.
• Podstawa prawna:
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (organizacja pracy gabinetu, ograniczenie nieodwołanych wizyt).

5.3. Kontakt bieżący

• Cel: odpowiedzi na zapytania wysyłane przez formularze, mailowo, telefonicznie, przez media społecznościowe i komunikatory, udzielenie informacji o ofercie i pomoc w wyborze usługi.
• Podstawa prawna:
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi usługami.

5.4. Rozliczenia, księgowość, podatki

• Cel: wystawianie rachunków / faktur, ewidencja księgowa, archiwizacja dokumentów podatkowych.
• Podstawa prawna:
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.

5.5. Dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami

• Cel: ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z prowadzoną działalnością.
• Podstawa prawna:
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

5.6. Działania marketingowe (jeśli są prowadzone)

• Cel: prezentacja usług, przekazywanie informacji o nowościach i treści edukacyjnych (np. newsletter, SMS, social media).
• Podstawa prawna:
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą (np. na newsletter),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora (marketing bezpośredni własnych usług).

W przypadku marketingu za pośrednictwem e-mail / SMS / telefonu Administrator uzyskuje odrębną zgodę, w zakresie wymaganym przez właściwe przepisy.

5.7. Cele statystyczne i analityczne (on-line)

• Cel: analiza korzystania z serwisu, poprawa funkcjonalności, bezpieczeństwo strony, statystyki odwiedzin (np. z użyciem narzędzi analitycznych).
• Podstawa prawna:
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.
• w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy o cookies – zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest:

• dobrowolne, ale często niezbędne do:
• umówienia i przeprowadzenia wizyty,
• przygotowania indywidualnej diagnostyki stóp lub wkładek,
• wystawienia dokumentów księgowych;
• w niektórych sytuacjach może wynikać z obowiązku ustawowego, np. w zakresie dokumentacji podatkowej.

Brak podania danych może skutkować brakiem możliwości umówienia wizyty lub realizacji usługi.

7. Okres przechowywania danych

Administrator przechowuje dane osobowe przez okres:

• Dane związane z wizytami i świadczeniem usług – przez czas trwania współpracy, a następnie:
• przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (co do zasady do 6 lat, chyba że przepisy stanowią inaczej),
• Dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania.
• Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (np. korespondencja) – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu albo do przedawnienia roszczeń.

8. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Podmioty współpracujące z Administratorem przy świadczeniu usług:
• firmy wspierające w zakresie obsługi IT i hostingu,
• dostawcy systemów rezerwacyjnych, gabinetowych, CRM (jeśli stosowane),
• laboratoria lub podmioty wykonujące indywidualne wkładki, w zakresie niezbędnym do danej usługi.
• Biuro rachunkowe, doradcy prawni i podatkowi – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych Administratora.
• Dostawcy narzędzi on-line (np. system wysyłki SMS, newsletter), o ile są wykorzystane.
• Organy publiczne – wyłącznie w zakresie wynikającym z obowiązków prawnych (np. na żądanie uprawnionych organów).

Wszystkie podmioty przetwarzające dane na podstawie umów powierzenia są zobowiązane do zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków ochrony danych.

Administrator co do zasady nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeśli w przyszłości doszłoby do takiego przekazania (np. korzystanie z narzędzi mających serwery poza EOG), będzie to odbywać się z zachowaniem wymogów RODO (m.in. standardowe klauzule umowne, dodatkowe zabezpieczenia).

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, jakie dane są przetwarzane oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania danych – poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO, jeśli nie zachodzi obowiązek dalszego przechowywania danych (np. wynikający z przepisów prawa).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – np. w czasie wyjaśniania zastrzeżeń co do prawidłowości danych.
• Prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
• Prawo do sprzeciwu – wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym w celach marketingu bezpośredniego.
• Prawo do wycofania zgody – w sytuacjach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu skorzystania z powyższych praw można skontaktować się z Administratorem (dane kontaktowe w pkt 1).

Masz także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa
uodo.gov.pl

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania w rozumieniu RODO, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało.

Jeżeli w przyszłości takie działania zostałyby wprowadzone, zostaniesz o tym wyraźnie poinformowany, wraz ze wskazaniem podstaw prawnych i przysługujących Ci praw.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić ochronę danych osobowych przed:

• przypadkową lub niezgodną z prawem utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem,
• nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem danych.

W szczególności:

• dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora,
• stosowane są hasła i zabezpieczenia dostępu do systemów informatycznych,
• regularnie aktualizowane jest oprogramowanie,
• w razie współpracy z podmiotami zewnętrznymi – zawierane są umowy powierzenia przetwarzania danych.

12. Media społecznościowe

Administrator prowadzi profile m.in. na Instagramie i Facebooku.

Dane osobowe użytkowników odwiedzających te profile są przetwarzane:

• w celu prowadzenia profilu (prezentacja działalności, edukacja, kontakt z obserwatorami),
• w celu odpowiadania na komentarze i wiadomości prywatne,
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

Jednocześnie dostawcy platform (np. Meta Platforms Ireland Ltd.) przetwarzają dane użytkowników na zasadach określonych w swoich regulaminach i politykach prywatności.

Nie należy za pośrednictwem mediów społecznościowych przesyłać szczegółowych danych zdrowotnych – w sprawach związanych z leczeniem zalecany jest kontakt telefoniczny lub bezpośrednio w gabinecie.

13. Pliki cookies i narzędzia analityczne (jeśli stosowane)

Serwis może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celach:

• technicznych (zapewnienie prawidłowego działania strony),
• statystycznych i analitycznych (np. analiza ruchu, poprawa użyteczności),
• marketingowych (jeśli takie funkcje zostaną wdrożone).

Szczegółowe informacje na temat stosowanych cookies, celów ich użycia oraz sposobu zarządzania nimi znajdują się w odrębnej Polityce Cookies (jeśli taka jest opublikowana w Serwisie).

W zakresie, w jakim wymagają tego przepisy, cookies o charakterze analitycznym i marketingowym są włączane dopiero po wyrażeniu przez użytkownika zgody.

14. Zmiany Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmian przepisów prawa,
• zmian w sposobie przetwarzania danych przez Administratora,
• wdrożenia nowych funkcjonalności lub narzędzi (np. nowy system rezerwacji, newsletter).

Aktualna wersja Polityki będzie zawsze dostępna w siedzibie gabinetu oraz (jeśli dotyczy) na stronie internetowej Administratora.

15. Dane kontaktowe

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem:
ORTHOPODO Center & Academy by Oksana Holovko
al. Wincentego Witosa 31, CH Panorama, 2 piętro, gabinet 215
00-710 Warszawa (Mokotów), Polska
e-mail: [email protected]
telefon: +48 789 914 070

Ostatnia aktualizacja: 1 października 2026